Programska rješenja
Podrška
O nama
KYOCERA CLOUD CAPTURE (KCC)
Preuzimanje dokumenata u cloud – automatizacija bez ručnog rada
KCC je rješenje za preuzimanje dokumenata koje omogućava direktno skeniranje u cloud korištenjem unaprijed definisanih procesa (workflowa).
Jednom podesite proces → zatim sistem automatski obradi svaki dokument.
Kako je sistem sastavljen?
KCC funkcioniše kao dio Kyocera cloud platforme:
- Cloud portal – upravljanje korisnicima, uređajima i postavkama
- HyPAS aplikacija na uređaju – preuzimanje dokumenata
- Workflowi – automatska obrada (OCR, razvrstavanje, slanje)
- Povezave na oblak – KCIM, SharePoint, OneDrive, Google Drive
Šta rješenje omogućava?
Skeniranje dokumenata direktno u cloud
Automatsko razvrstavanje dokumenata
Dodavanje metapodataka (indeksiranje)
Pretvaranje dokumenata (OCR)
Integraciju s drugim sistemima (KCIM, SharePoint …)
Prije nego što počneš!
Za korištenje KCC-a potrebna je priprema:
- kreirana organizacija (od strane dobavljača Xenon Forte)
- dodijeljen administrator
- konfigurirani workflowi
- povezano cloud skladište
Postupak aktivacije i početak korištenja – koraci
Dobavljač Xenon Forte
- kreira organizaciju
- dodjeljuje licence
- omogućava pristup sistemu
Administrator (u vašoj kompaniji)
- kreira korisnike
- definiše workflowe
- povezuje cloud servise
- priprema uređaje
Korisnik
- pristupa uređaju
- bira workflow
- započinje preuzimanje dokumenata
- prijava na Kyocera uređaju s korisničkim računom ili PIN kodom
- nakon prijave prikazuje se korisničko sučelje s dostupnim funkcijama
- korisnik vidi listu pripremljenih workflowa (procesa)
Šta se ovdje dešava:
Sistem prepoznaje korisnika i omogućava mu pristup unaprijed podešenim procesima u skladu s njegovim ovlaštenjima.
- korisnik bira odgovarajući proces (npr. „Računi“, „Ugovori“, „Sken u KCIM“)
- vsak workflow določa:
- gdje ide dokument (mapa, sistem)
- kako se obrađuje (OCR, imenovanje, razvrstavanje)
- po potrebi korisnik bira dodatne podatke (npr. vrstu dokumenta)
Šta se ovdje dešava:
Odabirom workflowa korisnik zapravo određuje cijeli tok obrade dokumenta.
- dokument se stavlja u ulagač ili na staklo uređaja
- postavljaju se osnovni parametri (jednostrano/dvostrano, kvalitet)
- započnite skeniranje
Šta se ovdje dešava:
Fizički dokument se pretvara u digitalni oblik spreman za daljnju obradu.
- sistem u pozadini automatski obrađuje dokument
- izvršava se OCR (pretvaranje u pretraživi PDF ili drugi format)
- dokumentu se dodaju metapodaci (npr. datum, vrsta dokumenta, oznake)
Šta se ovdje dešava:
Dokument postaje pretraživ, strukturiran i spreman za pohranu i daljnju upotrebu.
- dokument se automatski sprema na određenu lokaciju (npr. KCIM, SharePoint)
- ovisno o procesu, može se i proslijediti dalje (npr. na odobrenje ili u drugi sistem)
- korisnik nema dodatnih koraka
Šta se ovdje dešava:
Dokument dolazi na pravo mjesto bez ručnog spremanja ili slanja.
- dokument je dostupan u ciljnom sistemu (npr. KCIM)
- korisnici ga mogu:
- pretražiti
- pregledati
- koristiti u daljnjim procesima
- pristup zavisi od korisničkih ovlaštenja
Šta se ovdje dešava:
Dokument postaje dio digitalnog sistema i dostupan je za daljnji rad.
- korisnik ponavlja iste procese za različite dokumente
- workflowi ostaju isti → nema potrebe za ponovnim podešavanjem
- rad postaje brži i standardizovaniji
Šta se ovdje dešava:
Proces preuzimanja dokumenata se automatizira i postaje dio svakodnevnog rada.
Administrator ima ključnu ulogu u pripremi sistema:
- dodavanje i upravljanje korisnicima (pristupi, ovlaštenja)
- konfiguracija workflowa (kako se dokumenti obrađuju),
- povezivanje cloud servisa (npr. KCIM, SharePoint)
- upravljanje uređajima (pristup, povezivanje)
- praćenje korištenja i optimizacija procesa
Šta to znači u praksi:
Korisnici samo koriste sistem, a administrator jednom podesi procese koji zatim rade automatski.
Kako se koristi u praksi?
Scenarij: Obrada računa
korisnik skenira račun na uređaju.
- sistem automatski prepoznaje dokument,
- pretvara ga u PDF,
- sprema ga u odgovarajuću mapu
- i šalje ga računovodstvu.
bez ručnog imenovanja, bez slanja e-mailova.
Scenarij: Automatsko razvrstavanje dokumenata
korisnik skenira dokument.
- sistem prepoznaje vrstu (račun, ugovor),
- automatski određuje mapu,
- i ispravno imenuje dokument.
korisnik više ne bira lokacije ni imena.
Scenarij: Preuzimanje dokumenata s dodatnim podacima
korisnik bira workflow.
- unosi osnovne podatke (npr. broj projekta),
- sistem dodaje metapodatke,
- i sprema dokument u ispravan kontekst.
Dokumenti su odmah spremni za pretragu i daljnju obradu.
Zahtjevi za rad
- Kyocera uređaj s podrškom za HyPAS
- stabilna internetska veza
- podržani web preglednik
- pristup cloud portalu gdje se upravljaju korisnici, uređaji i workflowi
- podržani cloud servis (najmanje jedan ciljni sistem, npr. KCIM, SharePoint ili OneDrive).
Licencni model
- Licenciranje se temelji na pretplatničkom modelu (SaaS)
KCC se koristi kao cloud usluga uz mjesečnu ili godišnju pretplatu. - Različiti paketi prema funkcionalnostima (npr. OCR, napredni workflowi)
Dostupne funkcionalnosti ovise o odabranom paketu, pri čemu napredne opcije zahtijevaju viši nivo licence.
Ograničenja sistema
- potrebna početna konfiguracija workflowa
- Rad sistema direktno ovisi o ispravnoj konfiguraciji workflowa
- Neke funkcionalnosti, poput OCR-a ili kompleksnih workflowa, dostupne su samo u određenim licencnim paketima.
- Bez odgovarajuće konfiguracije sistem ne omogućava automatizaciju i radi samo kao osnovni alat za skeniranje
Često postavljana pitanja
Da. KCC je dostupan u probnom razdoblju koje omogućuje osnovno testiranje preuzimanja dokumenata i rada workflowa.
Napredne funkcije, poput OCR-a, kompleksnih workflowa ili integracija s drugim sistemima, mogu biti ograničene ili ovisne o konfiguraciji.
Za korištenje u produkcijskom okruženju potreban je prelazak na odgovarajući licencni paket.
Ne, cijeli proces preuzimanja dokumenata odvija se izravno na Kyocera uređaju bez potrebe za računarom.
Da, dokumenti se mogu slati u različite ciljne sustave, ovisno o postavljenim workflowima.
Ne, za rad je potrebna početna konfiguracija workflowa koji određuju procese obrade dokumenata.
Da, KCC se često koristi zajedno s KCIM-om, gdje služi kao ulazna točka za preuzimanje dokumenata u sustav za upravljanje dokumentacijom.
Djelomično. Osnovno korištenje je moguće odmah, ali za učinkovito korištenje preporučuje se postavljanje workflowa.
Osnovno korištenje uključuje:
- skeniranje dokumenata na uređaju
- ručno biranje odredišta (npr. mapa ili e-mail)
- osnovnu digitalizaciju dokumenata
Napredno korištenje uključuje:
- automatizaciju procesa (workflowi)
- automatsko razvrstavanje dokumenata
- integraciju s dokumentnim sustavima (npr. KCIM)
Ne. KCC nije klasičan “scan to email” alat.
KCC je:
- automatizovani sistem za prikupljanje dokumenata
- ulazna tačka u digitalizaciju poslovnih procesa
Korisnik odabire odgovarajući proces (tok rada), a zatim sistem automatski obrađuje dokument.
Ne. Procese postavljate jednom (administrator), a zatim se oni primjenjuju na sve dokumente.
Glavna prednost je automatizacija:
👉 korisnik odabire proces → sistem snima, obrađuje i sprema dokument
Prilikom korištenja KCC-a, korisnik ne upravlja dokumentima ručno.
Umjesto toga:
👉 odabire odgovarajući proces (tok rada) → sistem automatski snima, obrađuje i sprema dokument.
To znači manje ručnog rada i ujednačen način obrade dokumenata.
KCC nije jednokratna kupovina, već funkcioniše kao pretplata (mjesečni ili godišnji model).
Plaćate za funkcionalnost, a ne za broj korisnika.
Za tačne informacije o cijenama, molimo kontaktirajte svog provajdera.
Na [URL] možete preuzeti:
- Vodič za korisnike
- Brošura
- Tehnički opis
- Administrator
Sljedeći korak:
Pošaljite zahtjev za podešavanje sistema i počnite koristiti KCC. Pošaljite svoj zahtjev na prodaju@xenon-forte.ba
