Programska rješenja
Podrška
O nama
KYOCERA CLOUD INFORMATION MANAGER (KCIM)
Upravljanje dokumentima u cloudu – centralizirano i strukturirano
KCIM je rješenje za upravljanje dokumentima (DMS) koje omogućava centralno pohranjivanje, organizaciju i obradu dokumenata u cloudu.
Sistem povezuje korisnike, dokumente i procese u jedinstveno okruženje, dostupno putem web preglednika.
Umjesto pretraživanja po mapama i e-mailovima, svi dokumenti su na jednom mjestu.
Kako je sistem sastavljen?
KCIM funkcioniše kao web platforma sa sljedećim komponentama:
- Cloud portal – upravljanje dokumentima, korisnicima i postavkama
- Korisnički pristup – prijava putem preglednika (bez lokalne instalacije)
- Pohrana dokumenata – strukturirano pohranjivanje u cloudu
- Radni tokovi (workflowi) – automatizacija procesa i obrade dokumenata
Šta rješenje omogućava?
Pohranjivanje dokumenata u cloudu
Organizaciju dokumentacije (mape, strukture)
Pretragu i pregled dokumenata
Upravljanje korisnicima i pristupom
Automatizaciju procesa (workflowi)
Prije nego što počnete!
Za korištenje KCIM-a potrebna je osnovna priprema:
- kreirana organizacija (od strane dobavljača Xenon forte)
- dodijeljen administrator
- pristup portalu
- osnovna struktura dokumentacije (preporučeno)
Postupak aktivacije i početak korištenja – koraci
Dobavljač (Xenon forte)
- kreira organizaciju (customer portal)
- dodjeljuje početni paket (storage)
Administrator
- kreira korisničke račune
- definira strukturu mapa
- postavlja osnovne procese
Korisnik
- prima pristup
- prijavljuje se u sistem
- počinje koristiti sistem za upravljanje dokumentima
- pristup sistemu je putem web preglednika – nije potrebna instalacija
- prijavite se s dodijeljenim korisničkim podacima
- pri prvoj prijavi provjerite osnovne postavke korisničkog računa
👉 Cilj: uspješan pristup sistemu i potvrda da imate odgovarajuća prava.
- pristup postojećim mapama i dokumentima
- pregled strukture (kako su dokumenti organizirani)
- razumijevanje osnovne logike (odjeli, projekti, tipovi dokumenata)
👉 Cilj: razumjeti kako je okruženje postavljeno prije nego što počnete dodavati sadržaj.
- kreirajte nove mape prema potrebama (npr. projekti, odjeli)
- odredite logičnu strukturu (kako će dokumenti biti razvrstani)
- po potrebi prilagodite postojeće strukture
👉 Cilj: uspostaviti preglednu i dosljednu organizaciju dokumenata.
- dodavanje dokumenata s računala ili drugih izvora
- raspoređivanje dokumenata u odgovarajuće mape
- opis dokumenata metapodacima za lakše pretraživanje
👉 Cilj: osigurati da su dokumenti pravilno pohranjeni i lako dostupni.
- pregled dokumenata (otvaranje, provjera sadržaja)
- pretraživanje dokumenata po nazivu, metapodacima ili sadržaju
- uređivanje metapodataka ili preimenovanje dokumenata
- postavljanje pristupa (ko može vidjeti ili uređivati dokument)
👉 Cilj: zadržati kontrolu nad dokumentacijom i osigurati ispravnu dostupnost.
- korištenje unaprijed pripremljenih procesa za obradu dokumenata
- automatsko razvrstavanje, odobravanje ili prosljeđivanje dokumenata
- smanjenje ručnog rada kod ponavljajućih zadataka
👉 Cilj: pojednostaviti procese i smanjiti mogućnost grešaka.
- svakodnevni rad s dokumentima (dodavanje, pretraživanje, uređivanje)
- praćenje statusa dokumenata u procesima
- redovno održavanje strukture (urednost mapa, ispravna upotreba)
👉 Cilj: osigurati dugoročno uredan i učinkovit sistem rada s dokumentima.
Sistemom upravlja administrator, između ostalog:
- dodavanje i upravljanje korisnicima
- upravljanje strukturom dokumenata
- postavljanje pristupa i prava
- definiranje workflowa
- upravljanje potrošnje prostora
Kako se koristi u praksi?
Scenarij: Pretraživanje dokumenata
Korisnik traži ugovor iz prošle godine.
- unosi naziv ili ključnu riječ,
- sistem pronalazi dokument,
- pristupa najnovijoj verziji
- i provjerite historiju promjena.
Nema više pretraživanja mapa ili e-mailova.
Scenarij: Tok rada za odobravanje dokumenta
Sačuvajte dokument u sistemu.
- Automatski se šalje odgovornoj osobi,
- on/ona to pregleda i potvrđuje,
- Sistem označava dokument kao odobren.
Cijeli proces se odvija bez lanca e-pošte.
Scenarij: Kontrola verzija dokumenta
Korisnik otvara dokument.
- Uredi sadržaj,
- sistem sprema novu verziju,
- prethodne verzije ostaju dostupne.
Uvijek imate pregled promjena i historije dokumenta.
Zahtjevi za rad
- internetska veza
- podržani web preglednik
- pristup KCIM portalu
- nije potrebna lokalna instalacija
Licencni model
- Licenca je vezana za količinu podataka (memoriju)
- broj korisnika nije ograničen
- mjesečno fakturiranje
Paketi
Demo paket: do 1 GB prostora za pohranu
Osnovni paket: 10 GB / plaća se mjesečno
Dodatni prostor: uz dodatnu naplatu
Korištenje sistema zavisi od količine pohranjenih dokumenata: više dokumenata = više korištenog prostora = veći troškovi
Često postavljana pitanja
Da. KCIM uključuje demo paket koji vam omogućava da testirate osnovne funkcionalnosti upravljanja dokumentima.
Demo verzija uključuje ograničen prostor za pohranu (1 GB) i namijenjena je za testiranje, tako da neke napredne funkcije (npr. OCR ili napredni tokovi rada) možda neće biti dostupne ili mogu ovisiti o korištenju s drugim rješenjima.
Za redovnu upotrebu potrebna je nadogradnja na odgovarajući paket.
Ne. Pristup je putem preglednika.
Da. Broj korisnika nije ograničen.
Da. Zavisi od odabranog paketa.
Ne. KCIM nije rješenje za neposrednu upotrebu bez prethodne pripreme.
Za optimalno korištenje, preporučuje se uspostavljanje osnovne strukture dokumenta i određivanje načina rada
Da. Osnovna upotreba je jednostavna i uključuje:
- otpremanje dokumenata
- osnovna organizacija (folderi)
- ručno upravljanje dokumentacijom
Napredno korištenje uključuje:
- automatizaciju procesa (workflowi)
- definiranje pravila obrade dokumenata
- upravljanje strukturiranom dokumentacijom
Ovaj način korištenja omogućava veću efikasnost, ali zahtijeva prethodno planiranje.
Osnovna upotreba je moguća odmah nakon pristupa.
Napredno korištenje i potpuna implementacija sistema obično traje oko 1-2 mjeseca (u zavisnosti od složenosti procesa).
Osnovna upotreba podrazumijeva ručni rad s dokumentima i jednostavnu organizaciju.
Napredna upotreba uključuje automatizirane procese i strukturirani sistem upravljanja dokumentima.
Da. KCIM nije samo sistem za pohranu dokumenata, već i platforma za automatizaciju procesa.
Omogućava povezivanje dokumenata sa tokovima rada i optimizaciju poslovnih procesa.
Na [URL] možete preuzeti:
- Vodič za korisnike
- Brošura
- Tehnički opis
- Administrator
Sljedeći korak
Pošljite zahtevo za dostop do sistema in začnite z uporabo KCIM. Zahtevo pošljite na prodaja@xenon-forte.ba.
